Documenten uploaden en hernoemen in een Office 365 SharePoint-bibliotheek: 8 stappen

2024 Auteur: John Day | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-30 11:18

In deze instructable leert u hoe u documenten uploadt en hernoemt in een Office 365 SharePoint-bibliotheek. Deze instructable is speciaal gemaakt voor mijn werkplek, maar kan gemakkelijk worden overgedragen naar andere bedrijven voor iedereen die SharePoint-bibliotheken gebruikt.

Benodigdheden:

• Computer, laptop of tablet.
• SharePoint-software.
• Machtigingen uploaden en bewerken in SharePoint-bibliotheek.

Disclaimer: er zijn geen veiligheidsmaatregelen nodig.

Stap 1: De bibliotheek selecteren

Binnen onze onderzoekswerkgroep is het belangrijk om te bepalen in welke bibliotheek het document moet worden opgeslagen. Of het een analistenrapport is van een bank of een beursgenoteerd bedrijf documenten zoals; SEC-archivering, persbericht of transcript, het moet worden opgeslagen in de Wall Street Research en Public Company Documents. Als het een artikel is uit een tijdschrift, medisch tijdschrift of online publicaties zoals; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association of American Seniors Housing Association, het moet worden opgeslagen in de publicatiebibliotheek. U kunt de bibliotheken vinden die worden vermeld in de linkerzijbalk van de startpagina van de onderzoekswerkgroep. Nadat u de juiste bibliotheek hebt bepaald, moet u op de bibliotheek klikken om deze te openen.

Stap 2: Document(en) snel uploaden naar de publicatiebibliotheek

*Als u documenten uploadt naar de Wall Street Research and Public Company Documents Library, slaat u deze stap over en raadpleegt u stap 3.

Open voor de bibliotheek Publicaties de bibliotheek door in de eerste stap op de link Publicaties in de zijbalk te klikken. Van daaruit selecteert u de documenten die u wilt uploaden en sleept u ze naar de bibliotheek. Om er zeker van te zijn dat u het document/de documenten naar de juiste plaats uploadt, zou uw scherm er moeten uitzien als u het document/de documenten naar de werkgroep sleept zoals weergegeven in de bovenstaande schermafbeelding. De bibliotheek moet grijs worden weergegeven en u zou een pictogramafbeelding voor het (de) document (en) (word, PDF of PowerPoint) met de woordkopie op het scherm moeten zien.

Zodra dat wordt weergegeven, kunt u de documenten in de bibliotheek neerzetten en doorgaan naar stap 5.

Stap 3: Interne bibliotheek selecteren om Wall Street Research en Public Company-documenten te uploaden

*Als u alleen documenten uploadt naar de publicatiebibliotheek, slaat u deze stap over en gaat u verder met stap 5.

Voor de bibliotheek Wall Street Research en Public Company Documents is het proces iets gecompliceerder. U moet de interne bibliotheek vinden met het bijbehorende jaartal voor het document/de documenten.

Selecteer de bibliotheek zoals weergegeven in stap één. Vervolgens moet u op de ellipsen naast de nieuwste artikelen en releases klikken. Hierdoor wordt een lijst met opties weergegeven. U moet Alle documentensets selecteren. Dit opent een andere lijst met opties. Selecteer uit die lijst met opties het overeenkomstige jaar voor het document. In de voorbeeldscreenshot hierboven hebben we het jaar 2017 gebruikt.

Stap 4: slepen en neerzetten van documenten in de Wall Street Research en Public Company Documents Library

Zoals weergegeven in stap 2, moet u voor de bibliotheek Publicaties de documenten naar de overeenkomstige bibliotheek slepen. In dit geval wordt het de bibliotheek van 2017. Om er zeker van te zijn dat u het document/de documenten naar de juiste plaats uploadt, zou uw scherm moeten verschijnen als u het document/de documenten naar de werkgroep sleept zoals in de bovenstaande schermafbeelding. De bibliotheek zou grijs moeten zijn en u zou een pictogramafbeelding voor het document (de documenten) (word, PDF of PowerPoint) moeten zien, maar deze keer met het woord op het scherm.

Zodra dat wordt weergegeven, kunt u de documenten in de bibliotheek neerzetten en doorgaan naar stap 5.

Stap 5: Snel bewerken selecteren om document(en) te hernoemen

Er zijn twee manieren om de naam van de documenten in een SharePoint-bibliotheek te wijzigen. Voor dit geval gebruiken we de Quick Edit-versie. Om de optie Snel bewerken te vinden, moet u op Bibliotheek in het lint bovenaan de pagina klikken en vervolgens op Snel bewerken klikken. Nadat u op Snel bewerken hebt geklikt, ziet de bibliotheek eruit als een Excel-spreadsheet, zoals te zien is in de bovenstaande schermafbeelding.

Vul de informatie in de gemarkeerde secties in die in de bovenstaande schermafbeelding worden getoond. De secties die moeten worden ingevuld, verschillen afhankelijk van de bibliotheek die u bijwerkt. Nadat u de vereiste informatie heeft ingevuld, klikt u op het woord STOP boven de kolommen om het snelle bewerkingsproces te stoppen.

publicaties

• Uitgeverij*
• Naam (titel van document)
• Datum publicatie (MM/DD/JJJJ)
• Rapporttype*
• Onderwerp melden*

Wall Street Research en Public Company Documenten

• Naam (titel van document)
• Uitgevers*
• Ticker* (Stock Ticker, niet altijd van toepassing)
• Datum publicatie* (MM/DD/JJJJ)
• Rapporttype*
• Onderwerp melden*
• Primaire auteur*

Houd er rekening mee dat de sterretjes in de bovenstaande lijsten verwijzen naar metagegevens. Voor die sectie met een sterretje zijn metagegevens beschikbaar. U hoeft alleen maar een woord in te typen en uw selecties worden automatisch ingevuld. U kunt in dit gedeelte geen eigen woorden toevoegen. Neem contact op met iemand die toegang heeft tot de Data Term Store als er iets moet worden toegevoegd.

Stap 6: Het eindproduct inchecken

Nadat u het document/de documenten hebt hernoemd en alle toepasselijke secties hebt ingevuld, moet u het document/de documenten inchecken zodat anderen het document kunnen bekijken. Als u naar het document kijkt, ziet u dat het pictogram dat aangeeft of het een PDF-, Word- of PowerPoing-document is, een groene pijl toont. Dit betekent dat u op dit moment de enige bent die het document kan bekijken. Zodra u het hebt ingecheckt, kunnen anderen het document bekijken.

U moet eerst het document of de documenten selecteren door naast het document te klikken, zoals te zien is in het bovenstaande screenshot-voorbeeld. Dit plaatst een vinkje naast het document/de documenten. Zodra dat vinkje naast het (de) document(en) staat, moet u opnieuw naar het lint bovenaan de pagina gaan en op Bestanden klikken. Vanaf daar klikt u op Inchecken. Hiermee worden de documenten ingecheckt, zodat anderen de definitieve, bewerkte document(en) kunnen bekijken. Er verschijnt een wit vak met de vraag of u het uitchecken wilt behouden nadat u het document heeft ingecheckt. Klik gewoon op ok om het proces te voltooien.

Stap 7: Het eindproduct - Bibliotheek met publicaties

Deze video laat u alle stappen zien die nodig zijn voor het uploaden en hernoemen van de documenten in de Office 365-versie van SharePoint voor de publicatiebibliotheek.

Stap 8: Het eindproduct - Wall Street Research and Public Company Documents Library

Deze video laat u alle stappen zien die nodig zijn voor het uploaden en hernoemen van de documenten in de Office 365-versie van SharePoint voor de Wall Street Research- en Public Company Documents-bibliotheek.