Een macro maken in Microsoft Excel: 7 stappen

2024 Auteur: John Day | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-30 11:16

Moeite met het werken met datasets in Excel? Besteedt u te veel tijd aan het voorbereiden van gegevens en te weinig tijd aan het analyseren ervan? Ik heb in Excel routinematig macro's gebruikt om het proces van het maken van effectieve gegevensmodellen te verkorten, dus ik besloot dat het een goed moment was om anderen te leren hoe ze deze handige tool kunnen gebruiken. Effectief gebruik van macro's voor tijdige processen bespaart uw bedrijf veel tijd, in ruil daarvoor geld.

Macro's zijn in wezen programma's die u in Excel maakt via een proces dat algemeen bekend staat als "Visual Coding". In principe drukt u op "Macro opnemen", laat u de tussenstappen en berekeningen zien totdat u uw eindproduct krijgt, dan beëindigt u de opname. Telkens wanneer u invoergegevens hebt die hetzelfde zijn als uw originele macro, kunt u op die knop drukken en het eindproduct wordt onmiddellijk gemaakt.

Ik heb een neplijst gemaakt met inkooporders en de bijbehorende informatie over de prijs en de ontvangen contanten. Tijdens het proces dat ik je ga laten zien, heb ik een macro gemaakt om de gegevens met een klik op een knop in een professionele spreadsheet in te voeren. De definitieve spreadsheet kan analyseren welke rekeningen nog een saldo in zich hebben, en het totale aantal rekeningen voor de gegeven periode. Voel je vrij om mijn macro te nemen en te personaliseren om aan de behoeften van je bedrijf te voldoen.

Waarschuwing voordat u begint:

Macro's zijn een complexe functie van Excel. Ik raad beginnende Excel-gebruikers af om te proberen een macro te maken, eerst te leren werken in Excel en als je eenmaal een goed begrip hebt van het gebruik van Excel en de verschillende functies, probeer dan macro's te maken. Dat gezegd hebbende, deze instructable is gemaakt in de veronderstelling dat de lezers begrijpen hoe ze binnen Excel moeten werken

Benodigdheden

• Toegang tot Microsoft Office en Excel
• Een algemeen begrip van het gebruik van Excel

Stap 1: Stap 1: Compileer gegevens en begin met het opnemen van de macro

Eerste afbeelding:

Organiseer de gegevens die u in uw tabel wilt opnemen in een Excel-spreadsheet. Zodra alles in Excel staat, moet u de macro opnemen. Met macro's krijg je maar één poging, dus ik raad aan om dit volledig te bekijken voordat je het probeert.

Tweede afbeelding:

Om de macro op te nemen, moet u het tabblad Ontwikkelaar activeren. Ga hiervoor naar Bestand> Opties> Lint aanpassen, selecteer het tabblad Ontwikkelaars en klik op "OK".

Derde afbeelding:

Nu u het tabblad Ontwikkelaar in uw lint hebt, klikt u op het tabblad Ontwikkelaar en klikt u vervolgens op "Macro opnemen". Maak een titel die past bij de inhoud van het bestand en druk op "OK", alles na deze stap is het proces van het opnemen van de macro tot de stap waar het wordt afgesloten. Merk ook op dat alle cellen die in geel zijn gemarkeerd, u door deze instructable moeten helpen. Plaats dit NIET in uw eigen document, want het zal de macro veranderen.

Stap 2: Stap 2: Maak een tabel en sjabloon voor het definitieve blad

Eerste afbeelding:

Maak eerst een kopie van het geopende tabblad zodat u identieke tabbladen open hebt staan. Keer terug naar uw oorspronkelijke tabblad en selecteer de gegevens die u wilt ordenen. Maak een tabel met koppen en voeg een paar rijen ruimte erboven toe, ik deed 5 rijen.

Tweede afbeelding:

Maak bovenaan een titel en maak een vak met de controlecijfers. De controlecijfers voor dit sjabloon zijn "Aantal klanten" en "Nog te innen contanten". Wat betreft de organisatie van deze sjabloon, kunt u een alstublieft doen, maar houd er rekening mee dat mijn instructable specifiek is voor de lay-out die ik heb gekozen.

Stap 3: Stap 3: Construeer de afbeelding voor de eerste controle

Deze stap is vrij eenvoudig; een fout hier kan er echter toe leiden dat het controlecijfer niet werkt in de uiteindelijke macro. Maak in het vak naast de cel "Aantal klanten" een "AANTAL"-formule om het aantal cellen in een enkele rij van de tabel op te tellen. Ik heb ervoor gekozen om de cellen te tellen die ik geel heb gemarkeerd. Ook goed om op te merken dat mijn volledige formule ook bovenaan de afbeelding staat.

Stap 4: Stap 4: Maak een tweede controlefiguur

Pas op, deze volgende twee stappen zijn uitgebreid en kunnen verwarrend zijn, dus lees aandachtig. Vanaf nu zullen mijn instructies specifiek zijn voor mijn datamodel. Als je een ander proces nodig hebt, gebruik dan het mijne als referentie, maar niet als een 100% nauwkeurig model, want het werkt mogelijk niet voor jouw bestand.

Eerste afbeelding:

Ga naar het 2e tabblad in de werkmap (het gekopieerde tabblad)

Maak in kolom J een nieuwe rij met de titel "Overgebleven bedrag". Voer in cel J2 (gemarkeerde cel hierboven) de formule = G2-H2 in en kopieer deze naar de rest van de cellen. Keer terug naar het oorspronkelijke tabblad met de werksjabloon.

Tweede afbeelding:

Maak in cel E4 een nieuwe formule voor het totaal van de linkerkolom Bedrag van de gekopieerde pagina ervoor. De formulebalk toont de voltooide formule.

Stap 5: Stap 5: niet-geïnde contanten door klant

Om een visual te maken die laat zien welke klanten nog openstaande saldi hebben, moeten we een aparte tabel maken.

Eerste afbeelding:

Ga om te beginnen terug naar het gekopieerde tabblad, hierboven weergegeven. Voor de nieuwe tabel willen we alleen de informatie voor klanten met een openstaand saldo. Eerst in de kolommen "L" en "M" noem ze respectievelijk "Voornaam" en "Achternaam". Typ vervolgens in cel L2 de formule =IF($J2>0, A2,””). Deze uitgeschreven formule geeft aan dat als cel J2 groter is dan 0, de waarde in cel A2 wordt weergegeven, als deze niet groter is dan 0, laat u de cel leeg.

Zorg ervoor dat wanneer u naar cel J2 verwijst, u een dollarteken ($) voor de J plaatst, dit stelt ons in staat om de gegevens correct naar andere cellen te kopiëren. Het $ -teken behoudt de verwijzing in kolom "J", maar laat de rijen dienovereenkomstig veranderen. Kopieer vervolgens de formule naar de rest van de cellen in kolom "L" en "M" (hierboven omcirkeld).

Tweede afbeelding:

Om de contante waarde nauwkeurig te bepalen, gebruiken we een vergelijkbare waarde als de namen ervoor. Maak deze keer een formule waarin staat: =IF(J2>0, J2,””). Het enige verschil in deze formule is dat als de waarde groter is dan nul, we de gegevens van "Overgebleven" willen hebben. Kopieer deze gegevens naar de rest van de cellen.

Derde afbeelding:

Kopieer vervolgens de nieuwe gegevens van het gekopieerde tabblad, ga dan naar het sjabloontabblad en klik met de rechtermuisknop onder de tabel (maakt niet uit waar). Kijk na rechtsklikken onder plakopties en kies "Plakwaarden", dit plakt alleen de getallen en niet de formules.

Vierde afbeelding:

Maak een filter voor de tabel en kies een van de koppen. Klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer alles eruit filteren, behalve spaties. Zodra het filter op zijn plaats is, worden de rijnummers blauw weergegeven, ik heb de cellen geel gemarkeerd om het gemakkelijker te maken. Selecteer de blauwe rijen en verwijder deze rijen. Nadat de rijen zijn verwijderd, maakt u het filter leeg zoals hieronder wordt weergegeven:

Stap 6: Stap 6: Sjabloon voltooien

Om de niet-geïnde contanten per klant-gegevens professioneler te maken, formatteert u de gegevens als een tabel. Zodra dat is voltooid, voegt u een titel toe aan de tabel en klikt u op "Samenvoegen en centreren" om deze uniform te maken voor de tabel. Als dit nog niet is gedaan, zorg er dan voor dat de cijfers zijn opgemaakt in "Accounting" om de dollartekens en centbedragen te tonen. Op dit punt is de macro voltooid en zou het eindproduct er ongeveer zo uit moeten zien:

Stap 7: Stap 7: Beëindig de macro

Ga naar het tabblad "Ontwikkelaar" in het lint en klik op de knop "Opname stoppen". Op dit punt is de macro klaar en klaar om te worden gebruikt!

Als u de macro in de toekomst gebruikt en de begingegevens zijn ingedeeld zoals in stap 1, zou de macro perfect moeten werken! Volg deze stappen op de voet en ik beloof je dat Excel zal. Veel geluk!