Tekst uit elkaar halen met Excel 7 stappen (met afbeeldingen)

2024 Auteur: John Day | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-30 11:20

Deze instructable laat je zien hoe je tekst uit elkaar kunt halen (in computerjargon, ontleden) met Excel. De instructable laat u kennismaken met enkele van de tekstverwerkingsopdrachten in Excel. Deze instructable is gebaseerd op Excel 2007, maar werkt in elke recente versie van de software. De techniek kan worden toegepast op een breed scala aan gegevens.

Stap 1: Stel uw lijst met namen samen

Voer in cel A1 de kolomkop Naam in. Vaak hebben lijsten namen in de vorm Last, First. Voer enkele namen in om mee te werken. In computerjargon wordt een groep teksttekens zoals onze namen hier een string genoemd.

Stap 2: Knip extra spaties weg

Vaak bevatten lijsten van computerprogramma's of gekopieerd van webpagina's extra spaties. Excel heeft een functie genaamd TRIM die extra spaties verwijdert; als er twee of meer spaties in het midden van een tekenreeks zijn, verwijdert Excel op één na allemaal, en als er meerdere spaties aan het einde van de tekenreeks zijn, verwijdert Excel ze allemaal. Om de functie te gebruiken, voert u de koptekst TRIMMED in cel B1 in en voert u vervolgens de formule =TRIM(A2) in. Om te laten zien hoe de functie werkt, noteer in de afbeelding dat ik spaties heb toegevoegd voor de voornaam, Jane. De TRIM-functie verwijdert alle extra spaties.

Stap 3: Zoek het begrenzende teken

Om de achternaam en voornaam in verschillende cellen te scheiden, moeten we iets vinden dat de twee delen verdeelt (in computerjargon wordt dit een scheidingsteken genoemd); in ons geval is het hier een komma. Hiervoor gebruiken we de tekenreeksfuncties in Excel. Voer in cel C1 de kop Komma in en voer in cel C2 de formule in: =FIND(", ", B2). In het Engels betekent deze formule Kijk in cel B2 en zoek uit waar de komma staat. Wanneer u op enter drukt, retourneert cel C2 het nummer 6 (als de naam in cel B2 Smith, Jane is), wat de positie is van de komma in de tekenreeks. We voeren de functie uit op de bijgesneden naam.

Stap 4: De voornaam vinden

Nu is het tijd om de voornaam te vinden. Om dit te doen, gebruiken we een functie genaamd MID, die wordt gebruikt om delen van een string uit het MIDDEN van de string te halen. Voer in cel D1 de kop F_Name in. Waar begint de voornaam? Welnu, aangezien we weten dat de komma op positie 6 staat (het getal wordt geretourneerd in de kolom Komma) en er één spatie is (onthoud dat we de string hebben bijgesneden), moet de voornaam twee posities na de komma beginnen (één voor de spatie erna, dan nog een voor de eerste letter in de voornaam). Voer in cel D2 de formule =MID(B2, C2+2, 100) in en druk op enter. Je zou Jane in de cel moeten zien. Hier is hoe de formule in het Engels zou worden vertaald: neem de tekenreeks in cel B2, begin 2 tekens voorbij de komma en trek 100 tekens uit. Door Excel te vertellen dat het 100 tekens moet nemen, zeggen we dat je alles van teken 8 tot het einde van de tekenreeks moet nemen; of er 1 teken is of 100 Excel krijgt alles.

Stap 5: De achternaam vinden

Nu voor de achternaam. Deze keer gebruiken we de LEFT-functie, die tekst van de linkerkant van de string haalt (ingenieuze naam, hè?). Voer in cel E1 de kop L_Name in. Dus waar eindigt de achternaam? We weten dat de komma in dit voorbeeld op positie zes staat, dus de achternaam moet 1 teken daarvoor eindigen. Voer in cel E2 de formule =LEFT(B2, C2-1) in en druk op enter. Je zou Smit moeten zien. Vertaald zegt de formule: Neem het getal in cel C2 en trek 1 af; neem zoveel tekens van de linkerkant van de tekenreeks in cel B2.

Stap 6: Kopieer de formules

Kopieer uw hard-gebouwde formules naar beneden om de rest van de namen te verwerken door Cellen B2 tot en met E2 te markeren. U zult merken dat er in de rechterbenedenhoek van de selectie een klein zwart vak is; houd je linkermuisknop ingedrukt, selecteer het kleine zwarte vakje en sleep naar beneden (wanneer je muis over de juiste plaats zweeft, verandert deze in een 'plus'-teken). Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep naar beneden totdat u de laatste rij met namen in uw lijst bereikt en laat de linkermuisknop los.

Stap 7: Afwerking

Nu wil je geen formules, je wilt namen. We zijn bijna klaar. Markeer cellen D2 tot en met E6. Klik met de rechtermuisknop in het gemarkeerde gebied. De rand moet veranderen in een bewegende stippellijn. Selecteer Kopiëren in het snelmenu. Klik vervolgens opnieuw met de rechtermuisknop in het gemarkeerde gebied, maar selecteer deze keer Plakken speciaal. Klik op het keuzerondje Waarden en selecteer OK. Controleer elke cel met een formule (zoals D2 of E5); de formule had vervangen moeten worden door het resultaat van de formule. Klik op de A bovenaan kolom A en houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep naar kolom C. Rechtermuis in het gemarkeerde gebied en selecteer Verwijderen; u blijft achter met uw lijst met namen met de voor- en achternaam in verschillende kolommen. Dit is een flexibele techniek die u op veel situaties kunt toepassen. Veel plezier!