Hoe relationele databases te ontwerpen in Microsoft Access voor beginners: 17 stappen

2024 Auteur: John Day | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-30 11:15

De daaropvolgende instructieset beschrijft hoe relationele databases in Microsoft Access moeten worden ontworpen. Deze handleiding laat eerst zien hoe u twee (2) tabellen op de juiste manier kunt koppelen. Ik zal dan in detail beschrijven hoe een formulier van deze nieuwe relatie kan worden gemaakt, zodat de gebruiker nieuwe informatie in de database kan invoeren. Er is geen eerdere ervaring met deze software vereist. Het enige dat u nodig hebt, is een computer waarop Microsoft Access is geïnstalleerd. Dit proces mag niet meer dan 15 tot 20 minuten duren van begin tot voltooiing. Als u eenmaal over deze informatie beschikt, kunt u een vrijwel oneindig aantal datapunten koppelen, waardoor het invoeren en loggen van gegevens veel tijdsefficiënter wordt. Laten we erin duiken!

Disclaimer: deze instructieset gebruikt vooraf geladen gegevens om de tabellen in Access te bouwen. U kunt uw eigen gegevens vooraf laden of handmatig gegevens invoeren om uw tabellen te maken.

Stap 1: Open Microsoft Access

Stap 2: Navigeer na het openen van Access naar "All Access Objects". Hier staan onze tafels vermeld

Stap 3: Klik met de rechtermuisknop op de eerste tabel die u aan uw relationele database wilt toevoegen (hier op de "bovenliggende" tabel genoemd). Selecteer "Ontwerpweergave" in het bijbehorende venster

Stap 4: Selecteer 'Primaire sleutel' terwijl het identificatieveld is gemarkeerd. naast het ID-veld wordt een sleutelpictogram weergegeven. Sluit vervolgens de tafel. (Access zal u vragen om de tabel op te slaan of deze automatisch op te slaan)

Stap 5: Klik met de rechtermuisknop op de tweede tabel die u aan uw relationele database wilt toevoegen (hier op de "kindertabel" genoemd). Selecteer "Ontwerpweergave" in het bijbehorende venster

Selecteer 'Primaire sleutel' terwijl het identificatieveld is gemarkeerd. Er verschijnt een sleutelpictogram naast het ID-veld.

Stap 6: Voeg een laatste veld toe aan de onderliggende tabel door op het eerste lege veld onder "Veldnaam" te klikken

De tekst van dit veld moet overeenkomen met de veldnaam van de primaire sleutel (of het eerste veld) uit de bovenliggende tabel en wordt de 'Foreign Key' genoemd. Sluit dan de tafel.

Stap 7: Gebruik het navigatiepaneel, selecteer "Databasetools" en selecteer vervolgens "Relaties"

Stap 8: Sleep de ouder- en kindtabellen naar het paneel "Relaties"

Vouw de tabellen zo nodig uit om ervoor te zorgen dat alle tekst uit de tabellen wordt weergegeven.

Stap 9: Sleep de primaire sleutel van de eerste tabel naar de externe sleutel van de tweede tabel. Dit opent het venster "Relaties bewerken"

Stap 10: Selecteer 'Referentiële integriteit afdwingen' en vervolgens 'Maken'. Er komt nu een koppeling tussen de twee tabellen

Stap 11: Gebruik het navigatiepaneel, selecteer "Maken" en vervolgens "Wizard Formulier"

Stap 12: Gebruik de dropbox "Tabellen/query's" in het bijbehorende venster en verplaats de velden van de bovenliggende tabel die u op uw formulier wilt hebben. Doe hetzelfde met de kindertafel

Opmerking: Voeg niet de primaire of externe sleutels uit de onderliggende tabel toe aan het formulier. Selecteer vervolgens 'Volgende'.

Stap 13: Kies "Formulier met subformulier(en) voor uw gegevensweergave en selecteer vervolgens "Volgende"

Stap 14: Kies een lay-out voor uw subformulier. We gaan met tabelvorm omdat het een beetje gemakkelijker aan te passen is. Selecteer vervolgens "Volgende"

Stap 15: Selecteer "Open het formulier om informatie te bekijken of in te voeren" en vervolgens "Voltooien"

Stap 16: Uw formulier en subformulier zijn gemaakt

Pas indien nodig de lay-out van het formulier en subformulier aan om alle velden te tonen. Klik met de rechtermuisknop op uw formulier, selecteer "Lay-outweergave" en pas indien nodig aan. Nadat u de lay-out hebt aangepast, klikt u met de rechtermuisknop op het formulier en selecteert u "Formulierweergave" om gegevens in te voeren.

Stap 17: Begin met invoeren en loggen

Gefeliciteerd! U hebt met succes twee verschillende tabellen gekoppeld in Microsoft Access. Door een bijbehorend formulier en subformulier te maken, kunt u nu gegevens invoeren die in de bijbehorende tabellen worden weergegeven.

Voer tekst in het eerste veld van uw formulier in om te testen. Selecteer de "Tab"-knop van uw toetsenbord om naar het volgende veld in het formulier/subformulier te gaan. Als u in het laatste veld in het subformulier "Tab" selecteert, worden zowel het formulier als het subformulier gewist en worden de gegevens naar hun respectievelijke tabellen verplaatst. Selecteer het formulier of de bijbehorende tabel van het subformulier. Wanneer u de gegevens ziet die u in zowel het formulier als het subformulier in de tabellen invoert, hebt u de taak met succes voltooid.

Probleemoplossing: voeg alleen primaire sleutels uit de bovenliggende tabel toe aan uw formulier. Laat het toevoegen van de primaire en externe sleutels uit de onderliggende tabel aan uw subformulier weg. Voeg niet meer dan één primaire sleutel per tabel toe.

Bedankt voor het lezen en geniet van een veel efficiëntere procesregistratie en opslag van gegevens!